IT-Dienstleister ergovia setzt auf Goalscape für Management by OKR

Verwendung von Zielen und Schlüsselergebnissen für das Projekt- und Teammanagement

ergovia, ein Anbieter von Software und Dienstleistungen für die Dokumentation von individueller Bildung mit Sitz in Kiel (Deutschland), hatte einige klare Ziele. Das Problem bestand darin, die jährlichen Ziele in Aktionspläne für das Tagesgeschäft umzusetzen. Daher führte das Unternehmen 2016 den OKR-Führungsansatz (Objectives and Key Results) ein. Nach vier Jahren der Verfeinerung von Management by OKR in ihren Prozessen hat ergovia-CEO Jens Buchloh mit der visuellen Zielmanagementlösung Goalscape die nächste Stufe erreicht.  

Ganzheitliche Betrachtung der OKRs

Jens Buchloh ist Geschäftsführer von zwei IT-Unternehmen, die agile Softwareentwicklung einsetzen. Für ihn ist ein schneller visueller Überblick über Projekte und Hot Spots extrem wichtig. (© ergovia GmbH)  

Gerade die Herausforderungen, mit denen sich IT- und Dienstleistungsunternehmen wie ergovia konfrontiert sehen, erfordern agile Methoden, um die Organisation, die Prozesse und die Mitarbeiter auf die operativen und strategischen Ziele auszurichten. Oft wusste die eine Abteilung gar nicht, woran die andere arbeitete. Das war ein großes Problem, vor allem bei interdisziplinären Projekten.

Wir brauchten also einen Weg, um die agilen Methoden Scrum und Kanban, die wir in der IT erfolgreich einsetzen, auf die gesamte Organisation zu übertragen und so die Sichtbarkeit von Projekten zu erhöhen. Deshalb haben wir uns für die Einführung des OKR-Prozesses entschieden", erklärt ergovia-Geschäftsführer Jens Buchloh.

Das Team musste erst lernen, wie man Ziele richtig formuliert und Messgrößen und Meilensteine auf dem Weg dorthin festlegt. Wenn jeder im Unternehmen ehrgeizig ist, können die OKR sehr kompliziert werden und überwältigend erscheinen. Um den Prozess effektiv zu gestalten, bestand unsere größte Herausforderung darin, all dies auf eine klar verständliche Weise abzubilden. Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die den notwendigen Überblick bietet und gleichzeitig die Möglichkeit, bei kritischen Entwicklungen ins Detail zu gehen. Wir versuchten es mit Confluence von Atlassian, aber das brachte nichts: Die endlosen Verlinkungen und Verzweigungen von einem Textblock zum anderen boten nicht die visuelle Klarheit, die das Team brauchte. 

Ziele festlegen und visuell verfolgen

Im Jahr 2020 stieß das ergovia-Team auf die visuelle Zielmanagement-Software Goalscape. Der einzigartige visuelle Ansatz ist so einfach wie genial. In Goalscape sehen wir alles, was wir brauchen, in einem einzigen Bild, ohne dabei die Detailinformationen zu verlieren, die wir für bestimmte Aufgaben benötigen. Wir können eine komplette Zielstruktur bis hin zu einer granularen Ebene aufbauen und dann von der Übersicht aus in die Details eintauchen, indem wir uns auf bestimmte Bereiche der Zielkarte konzentrieren.

So können wir ganz einfach unsere übergeordneten Ziele für jedes Quartal definieren und sie dann in Unterziele und spezifische Maßnahmen aufschlüsseln. Gleichzeitig können wir auf die "Sicht aus 30.000 Fuß" zoomen und die Prozessbeteiligten direkt in die Formulierung der übergeordneten Ziele einbeziehen: Dies verbessert das Engagement des Teams und die Bindung an diese Ziele massiv. Nur wenn alle die Zusammenhänge und Mechanismen hinter den Aktionen verstehen, können sie ihre Ideen zur Verbesserung der Prozesse und zur schnelleren Zielerreichung einbringen", so Buchloh.

Beispiel Statusdokumentation in ergovia's OKR Goalscape

Ampeln zeigen "Brennpunkte" an

In der Vergangenheit gab es in der Softwareentwicklung immer wieder Ereignisse, die die Veröffentlichungstermine gefährdeten. Und obwohl jedes kritische Problem für mindestens ein Teammitglied frühzeitig erkennbar gewesen wäre, erreichten die Warnungen, die sie auslösten, nie früh genug die richtige Person.

"Als Manager brauche ich einen Überblick über alle aktuellen 'Hot Spots', damit ich Maßnahmen direkt identifizieren und umsetzen kann - ohne von Büro zu Büro laufen zu müssen, um sie zu finden. Goalscape hat es uns ermöglicht, unsere Projekte aus der Vogelperspektive zu betrachten und gleichzeitig bei Bedarf ins Detail zu gehen. Ein klar definiertes Farbschema macht es viel einfacher, den Status aller Projektmeilensteine auf einen Blick zu erkennen. Rot bedeutet zum Beispiel, dass das Projekt ins Stocken geraten ist - hier besteht dringender Handlungsbedarf. Wenn wir also rote Ziele sehen, können wir uns alle Teilziele systematisch anschauen und Wege finden, den Engpass aufzulösen", erklärt Buchloh.

Vertrauensniveau für die Zielerreichung

Um die Wahrscheinlichkeit anzugeben, dass ein Ziel bis zu seinem Fälligkeitsdatum erreicht wird, gibt das zuständige Teammitglied in den Notizen einen Zuverlässigkeitsgrad (0 - 10) an. Sie aktualisieren diese Zahl jede Woche und berücksichtigen dabei alle auftretenden Störfaktoren.

Das abnehmende Vertrauen ist also eine Frühwarnung vor einem potenziellen Krisenherd und ermöglicht eine rechtzeitige Reaktion. Mindestens einmal im Monat treffen sich die Teams, und die Projektmanager nutzen Goalscape, um ihre Goalscapes zu präsentieren, damit alle anderen auf dem Laufenden bleiben.

Sitzungen nach dem "KISS"-Prinzip

Mit unseren OKRs und der visuellen Darstellung in Goalscape können wir Engpässe, auch sehr technische, schnell identifizieren, ohne unsere strategische Höhe zu verlassen. Wir sehen, wo das Problem liegt und können gemeinsam mögliche Lösungen diskutieren, ohne an dieser Stelle zu sehr ins Detail zu gehen", so ergovia-Geschäftsführer Jens Buchloh.

Einmal im Monat treffen sich die Teams, um mit Goalscape ihre Erfolge und Projektfortschritte zu präsentieren (© ergovia GmbH) 

Die unkomplizierte Kommunikation über Unternehmens- und Teamziele und unsere Fortschritte in den einzelnen Segmenten ist für die weitere Planung und den Erfolg entscheidend. Dieser Ansatz hat die Motivation und Produktivität aller Beteiligten wirklich verbessert, denn erreichte Meilensteine und Projekterfolge bleiben nicht mehr unter dem Radar, sondern werden erkannt und gebührend gefeiert. Wo hatten wir die größte Entwicklung? Welche Kanäle, Quellen und Kampagnen brachten die meisten Neukunden? Alle Faktoren, die sich auf die Erreichung unserer Ziele auswirken, werden einfach visualisiert und transparent geteilt. Jeder kann sehen, was wir als Team in jedem Bereich erreicht haben und wie genau die Erreichung jedes Teilziels zum Erfolg der jeweiligen Geschäftsbereiche beigetragen hat.

Jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, kann die großen Ziele sehen, zu ihnen beitragen und sich für sie einsetzen: Er sieht nicht nur, was in seinem eigenen Arbeitsbereich vor sich geht. Das Beste daran ist, dass die Besprechungen dadurch effizienter werden - und viel kürzer! Um es auf den Punkt zu bringen: Goalscape bringt Zeitersparnis, mehr Transparenz für das Projektmanagement und hat unsere Zusammenarbeit auf die nächste Stufe gehoben.'

Jens Buchloh, CEO von ergovia, erklärt, wie sie Goalscape einsetzen, um einen wirklich effektiven OKR-Prozess zu implementieren.

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Richard Parslow

Richard Parslow

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